Zamora Teran/Inventario/Conceptos
Conceptos núcleos
Localidad
Una localidad es un lugar general. Por ejemplo: un pais, un departamento, una ciudad, una escuela, un aula.
Cada localidad tiene un padre, así hacemos un árbol de localidades. Por ejemplo:
Nicaragua (tipo: país) -- Managua (tipo: departamento) ---- Fidel Coloma (tipo: escuela) ------ Primer grado (tipo: aula primer grado) ------ Segundo grado (tipo: aula segundo grado) ------ Tercer grado (tipo: aula tercer grado) -- Masaya (tipo: departamento) ---- Laura Vicuña (tipo: escuela) ------ Primer grado (tipo: aula primer grado) ------ Segundo grado (tipo: aula segundo grado) ------ Tercer grado (tipo: aula tercer grado) -- Rivas (tipo: departamento)
Persona
Una persona representa alguien que puede tener una laptop en sus manos, y la gente que necesita tener aceso al sistema de inventario. Incluye trabajadores de la fundación, profesores, estudiantes, etc.
Todas las personas tienen un número de cedula (CI). En el caso de importar estudiantes, no todos los estudiantes tiene CI, entonces el sistema acepta el valor blanco y en este caso inventa un CI falso.
Una persona tiene un rol, que es:
- Una localidad - dónde está la persona normalmente
- Un perfil - p.ej. administrador, técnico, maestro, estudiante
En el sistema, es posible asignar mas de un rol a una persona. Pero en este momento el sistema no trabaja con mas de un rol - va a elegir el rol con el perfil mas poderoso y ignorar los otros.
Usuario
Un usario tiene:
- Una persona
- Un nombre de usuario
- Una contraseña
Para la gente que necesita aceso al sistema, hay que hacer una persona, y después un usuario para la persona. La localidad de la persona dice en cuales localidades pueden ver los datos del sistema, y su rol dice su nivel de acceso en el sistema.
Por ejemplo, un usuario para una persona que es un tecnico en el departamento de Managua no tiene aceso a los datos de las escuelas (ni las laptops) de Masaya. Y tampoco tiene aceso a los herramientas del administrador porque su rol es solo técnico.
Solo las personas que tienen usuarios tienen acceso al sistema de inventario. Los demas no pueden entrar.
Laptop
Una laptop tiene:
- Un número de serial
- Un UUID (opcional)
- Un dueño (una persona) ("En manos de")
- Una asignación (una persona) ("Asignado a") (opcional)
- Un estado (Buen estado, En Reparación, Robada, ...)
El dueño dice quien tiene la laptop en este momento. También, como que una persona tiene un rol que dice su localidad, sabemos la ubicación fisica de una laptop porque podemos ver la localidad del rol de la persona que es el dueño.
La asignación dice quien debería tener la laptop en caso normal. En todos casos, eso debería ser el estudiante que es el dueño real de la laptop.
Por ejemplo, cuando una laptop está en la escuela, el dueño y la asignación son el estudiante. Cuando la laptop viene a la oficina para una reparación, cambiamos solamente el dueño ("en manos de") de la laptop. Dejamos la asignación como el estudiante. Así sabemos donde devolver la laptop despues de arreglarla.
Movimientos
El sistema de movimientos es para cambiar el dueño ("En manos de") de la laptop. El sistema recuerda los detalles del dueño anterior, el dueño nuevo, la hora del movimiento, y el razón. Y guarda esta información por siempre, así podemos ver facilmente la historia completa de los movimientos de una laptop.
Ademas del dueño ("en manos de") de la laptop, movimientos cambian automaticamente el estado de la laptop, segun el tipo del movimiento.
- Si haces un movimiento de tipo "Reparacion o Verificacion", el estado de la laptop cambia a "En reparacion"
- Si haces un movimiento de tipo "Devolución" (es decir, devolución a bodega), el estado de la laptop cambia a "En desuso"
- Si haces un movimiento de tipo "Entrega", el estado de la laptop cambia a "Buen estado"
Es importante pensar en esto. Por ejemplo, tenemos varios laptops en la oficina que no funcionan, usamos las partes para reparaciones de otras laptops. Tienen el estado "Desensemblado". Pero, si por cualquier razon, hacemos un movimiento de estas laptops desensembladas a otro lugar y ponemos el tipo de "Entrega", el estado de las laptops cambiará a "Buen estado" - no es lo que queremos! En este caso, usaríamos el tipo de movimiento "Transferencia" que nunca cambia el estado.
Asignaciones
El sistema de movimientos es para cambiar la asignación de la laptop. El sistema recuerda los detalles de la asignación anterior, la asignación nueva, la hora del cambio, y el razón. Y guarda esta información por siempre, así podemos ver facilmente la historia completa de las asignaciones de una laptop.
Organización del sistema en Nicaragua
Jerarquía de localidades
La raiz es el país Nicaragua, y sus niños son los departamentos.
Los niños de los departamentos son las escuelas.
No recordamos el nivel de Ciudad, aunque podemos cambiar la estrategia para incluir esto en el futuro cuando tenemos muchas mas escuelas.
Personas especiales
Aunque podria parecer un poco raro que usamos personas en vez de localidades para estas tareas, tenemos unas personas especiales:
- FZT Bodega (cedula: bodega) en la localidad Nicaragua
- Ponemos las laptops en manos de él cuando están guardadas antes de entregar (por ejemplo, laptops nuevas que se guardan en el aeropuerto).
- FZT Oficina (cedula: oficina) en la localidad Nicaragua
- Ponemos las laptops en manos de él cuando están en la oficina (p.ej. para reparación)
- Desconocido (cedula: desconocido) en la localidad Nicaragua
- Ponemos las laptops en manos de él cuando importamos los primeros datos de las 5000 laptops que llegaron antes de que usáramos el sistema de inventario.
Asignaciones
Usamos asignaciones solo para laptops que van a los estudiantes.
Para las laptops que van a otra gente, por ejemplo los gerentes del Bancentro, solo usamos movimientos. Y pensamos de manera que es mas como un prestamo de la laptop, no es una asignacion, la laptop no es suyo.
Importar datos viejos
En Julio 2010 comenzamos a usar el sistema de inventario. La estrategía de importar los datos de todas las laptops y entregas del tiempo anterior es:
- Importar todas las laptops como Buen estado en manos de Desconocido sin asignación
- Importar UUIDs de todas las laptops
- Marcar las laptops robadas como robadas
- Agregar escuelas y importar estudiantes y profesores (con las asignaciones de sus laptops)
- En este momento las laptops están en manos de Desconocido pero tiene asignaciones reales
- Hacer movimientos (de manera masiva) para todas las escuelas, para que el campo En manos de de todas las laptops entregadas diga lo mismo como su asignación
La razón para usar la persona "Desconocido" como dueño inicial es que no sabemos del lugar de una cantidad de laptops. Despues de entregar todas las laptops en escuelas y repasar las laptops que tenemos en la oficina, vamos a tener una lista de las laptops que no sabemos donde están.
No tenemos CIs de los estudiantes pero los contratos tienen los CIs de los tutores. Para los contratos que tiene esta informacion, vamos a usar el CI del tutor como si fuera el CI del estudiante.
Nuevas remesas
Para nuevas laptops que vienen:
- Importar todas las laptops como Buen estado en manos de FZT Bodega sin asignación
- Importar UUIDs de todas las laptops